Manual de Genealogía

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Cómo preparar y optimizar la visita a un archivo

El tiempo es uno de nuestros bienes más preciados y la visita a un archivo puede proporcionarnos una jornada muy satisfactoria o resultar una terrible pérdida del mismo. Dependerá de varios factores y algunos serán incontrolables, como lo útiles y extensos que resulten los contenidos de los documentos que vamos a consultar, pero hay también una serie de aspectos que debemos planificar para aprovechar al máximo la visita.

Definamos por tanto cómo preparar y optimizar una sesión en un archivo de interés genealógico.  Consideraciones que para el genealogista veterano serán obvias pero que en muchos casos fueron aprendidas por el doloroso método de prueba y error, algo que podremos evitar que le ocurra a los nuevos investigadores.

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA VISITA

Dirección del archivo y medios de transporte. Revisemos que no ha habido un traslado reciente y tengamos previsto si es fácil el acceso y por qué medio/s.

Horario de apertura habitual y en fechas extraordinarias. Si es posible, consultemos en la web del archivo cual es su horario y en qué pueden influir factores como el verano, las Navidades, fiestas locales o nacionales o incluso cierres temporales. En caso de duda, es mejor contactar con el propio archivo.

¿Es preciso reservar? Hay determinados archivos que se encuentran saturados de visitas o cuentan con pocos puestos de investigación por lo que requieren reserva previa. Muchas personas realizan largos viajes en vano por una complicación tan fácil de aclarar con anticipación como sin solución en el último momento.

Requisitos para el acceso, registro. Cada vez es más sencillo acceder a los archivos, pero en muchos casos necesitaremos cumplimentar al menos un formulario en la primera visita y probablemente presentar el Documento Nacional de Identidad o similar. También es posible que nos soliciten algún otro documento, fotografía, etc que haya que tener previsto de antemano. Consideremos además que esto puede suponer un consumo de tiempo añadido que habrá que prever.

2. QUÉ DEBEMOS LLEVAR

•Cuartillas y lápices. Muchos archivos establecen la prudente norma de que sólo se pueda acceder a la sala de consulta con papeles tamaño cuartilla y únicamente con lápices para escribir. Ambas cosas siempre se podrán obtener con la ayuda de los propios archiveros o de otros investigadores, tenerlo previsto nos evitará inconvenientes.

Portátiles, mini ordenadores y tablets. Normalmente aceptados ya en casi todas las salas de consulta, convendrá confirmar si es posible su uso.

Cámaras digitales. La posibilidad de usarlas varía enormemente según el archivo, con unas normas y limitaciones aún no muy fijadas que pueden haber ido modificándose con el tiempo. Obviamente es una posibilidad especialmente útil para no dedicar excesivo tiempo a la transcripción de los documentos y para conservar el respaldo de los datos obtenidos.

3. PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO Y DE LAS CONSULTAS A REALIZAR

•Preveamos disponer de tiempo sobrante. Una vez conocido el horario de consulta, intentemos plantear la visita con la mayor holgura posible. Aunque se vaya a realizar una sola consulta, el tiempo necesario se puede extender por los más diversos y peregrinos motivos; desde el inoportuno café de la persona que debe registrarnos a un fallo temporal del sistema informático o incluso porque recibamos una prolongada llamada, pero también puede ser debido a que la documentación resulte más amplia e interesante de lo esperado. Nos será posible abandonar antes de lo previsto archivo pero siempre lamentaremos el día que realizamos una lejana y quizás irrepetible visita y tuvimos que dejar de consultar los fondos por haber medido mal el tiempo necesario.

•Examinemos, si es posible, la descripción de los fondos del archivo. Cada vez más archivos muestran en internet un cuadro de clasificación de sus fondos, lo que nos permitirá verificar si la información que buscamos puede encontrarse en alguna de las secciones documentales y si las fechas extremas indicadas coinciden con las que nos interesan.

•Anotemos con el mayor detalle posible qué estamos buscando. Si es posible, acudamos con la signatura exacta del documento/s que nos interesa consultar y si no, anotemos al máximo qué datos conocemos para hacer la petición. No confiemos en nuestra memoria y llevemos una pequeña nota con lo que nos pueda ayudar; nombres completos de quienes buscamos o de sus padres, fechas de referencia, lugares mencionados… La consulta genérica sobre ¿qué hay de mi abuelo cuarto José García? puede quedar sin respuesta, pero si añadimos datos que quizás consideremos irrelevantes, como que luchó en las guerras carlistas, que su padre era Ceferino García y que la familia debía ser de Mondoñedo puede que sugieran al archivero algún criterio temporal o geográfico por el que buscar la información. Es más, si es muy ambigua nuestra búsqueda, convendrá que enviemos un correo electrónico previo con estos datos para ver qué sentido que destinemos una sesión a bucear entre los documentos o si es precisa más información y debemos posponer la visita.

•¿Hay más fondos que nos puedan interesar?  La visita se suele plantear con un objetivo u objetivos determinados pero quizás desconozcamos que haya otros documentos útiles en ese mismo archivo. Revisemos el cuadro de clasificación de fondos con esta visión amplia y comentemos con los responsables del archivo nuestras búsquedas, quizás el mayor tesoro documental esté por surgir inesperadamente.

•Dispongamos de acceso a nuestra base de datos. Es posible que durante las consultas  nos aparezcan nombres que nos interese ubicar en el grupo familiar, por lo que será conveniente contar o bien con nuestra base de datos, que convendrá llevar en el dispositivo electrónico que tengamos a mano, o con algunas notas que hayamos tomado al respecto.

4. LOS DOCUMENTOS, ESTADO DE CONSERVACIÓN Y FACILIDAD DE LECTURA

Finalmente, algunas de recomendaciones:

•Manejaremos documentos centenarios  Seamos cuidadosos con esta documentación que el tiempo, las condiciones físicas del edificio que los alberga e incluso los bichitos comedores de papel han podido mermar. Pensemos además que el estado exacto de conservación de cada legajo lo podrá apreciar el propio investigador que lo ha solicitado, los archivos no pueden revisar con este detalle sus fondos, avisemos si detectamos que se requiere una intervención o protección especial. Y no olvidemos que circula una ley de Murphy para genealogistas que asegura que la degradación de la tinta y del papel de un documento es inversamente proporcional al valor de la información que contiene…

•¿Qué habilidad hemos adquirido para la lectura de documentos antiguos? Esto puede sorprender a los principiantes, pero la letra de determinados documentos del siglo XVII y anteriores puede resultar absolutamente ilegible para quien no tenga conocimientos de paleografía. Seamos conscientes de ello y por supuesto descartemos que el personal del archivo vaya a prestarnos un servicio de “traducción”. Si el documento es decididamente interesante para nosotros y no somos capaces de leerlo, siempre nos quedará la opción de solicitar una reproducción del mismo que podamos remitir a alguien habituado con ese tipo de caligrafía.

•Servicio de reprografía. Prácticamente todos los archivos profesionales cuentan con un servicio de reproducción de los documentos. Si los vamos a necesitar con cierta urgencia tengamos en cuenta que habrá que solicitarlos con antelación y prever que no siempre se podrán servir con la misma prontitud, por los mismos factores que pueden alterar el propio horario de acceso; festividades, épocas vacacionales,etc. Las tasas por documento pueden variar enormemente de un archivo a otro, siendo generalmente de mayor cuantía en los privados, que en muchos casos deben intentar autofinanciarse, al menos parcialmente.

Ya solo quedará el momento de disfrutar de la experiencia. No olvidemos que por muy inventariado que se encuentre un archivo, serán los investigadores a quienes corresponde revisar, evaluar y dar valor a los documentos para realizar nuevos descubrimientos.

Antonio Alfaro de Prado

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Esta entrada fue publicada en 15 septiembre, 2014 por .

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